В умовах пандемії та воєнного стану українські компанії зіткнулися з проблемою обробки паперових документів. Вимушений перехід до віддаленого режиму роботи, спричинений війною, супроводжувався активним переміщенням працівників по країні та еміграцією по різних куточках світу задля безпеки – усе це принесло багато складнощів у роботі. Адже тепер оперативне погодження та підписання внутрішньокорпоративних документів з працівниками компанії стало дуже трудомісткою задачею.  Бізнес-процеси потребували термінового перезавантаження та переведення в онлайн-режим. Вистояти, залишитися гнучкими та стабільними компаніями вдалося завдяки інноваціям та цифровим технологіям, запровадженим у свою роботу.


Досвід міжнародного бізнесу, аби уникнути хаосу в документах: кейс Henkel


Одним з успішних кейсів із впровадження електронного документообігу є міжнародна компанія Henkel: 




Людмила Говоруха, провідна фахівчиня відділу аналітики та підтримки збуту «Хенкель Баутехнік (Україна)»


«Наша компанія є світовим лідером у створенні інновацій, провідних брендів та технологій у трьох бізнес-напрямках. Силами трьох бізнес-підрозділів організація утримує провідні позиції передусім завдяки інноваційному підходу та застосуванню передових технологій. У компанії працює понад 52 000 осіб у всьому світі».


Враховуючи масштаби компанії, Henkel необхідно було підключати до власних бізнес-процесів сучасні сервіси, які б оптимізували та спрощували роботу. Зокрема, обмін документами всередині компанії: 


«Ми мали велику кількість проблем з обігом документів у паперовому вигляді, серед яких: 


    

  • відсутність централізованого керування шаблонами документів;
    • 

  • складність організації одночасного колективного наповнення документа даними;
    • 

  • відсутність в документі можливості визначити обов’язковість заповнення певних полів;
    • 

  • помилки в маршрутизації та втрата робочого часу співробітників внаслідок цього;
    • 

  • складність відновлення історії погодження та підпису документа;
    • 

  • складність в забезпеченні прозорості процесу та відсутність фіксації дій/часу», – зазначає пані Людмила. 
    • 



Першочерговими цілями для компанії були: автоматизація прозорих процедур створення, заповнення, погодження, підпису та зберігання документів, прискорення внутрішніх бізнес-процесів та мінімізація ризиків.


«Для вирішення та закриття цих задач ми зупинили свій вибір на сервісі WhiteDoc від EDIN. Впровадження даного сервісу дозволило спростити та пришвидшити такі процедури:


    

  • погодження службових записок та заявок;
    • 

  • збереження документації в електронний архів;
    • 

  • підпис первинної бухгалтерської документації з контрагентами;
    • 

  • погодження та підпис договорів з контрагентами.
    • 



Результатом задоволені на 100%, оскільки ми успішно налаштували понад 40 шаблонів документів, провели навчання персоналу та розпочали продуктивний тест на реальних документах. Сьогодні понад 50 користувачів працюють у системі WhiteDoc», – Людмила Говоруха. 


Рішення для швидкого обміну електронними документами з колегами та компаніями: сервіс WhiteDoc 


За допомогою сервісу WhiteDoc ви швидко та законно зможете налаштувати процедури обміну електронними документами для того, щоб:


    

  • до 40% прискорити опрацювання, погодження та підпис внутрішніх та зовнішніх документів;
    • 

  • до 90% скоротити строки доставлення документів та гарантувати їх отримання будь-де; 
    • 

  • до 15% економити щорічно завдяки скороченню часу на обробку документів та витрат на їх друк, пересилання та зберігання;
    • 

  • на 100% забезпечити захист документів від втрати, пошкодження чи їх фальсифікації.
    • 



Новорічна пропозиція від WhiteDoc


WhiteDoc – це хмарний сервіс, який призначений для автоматизації документообігу вашого бізнесу. Для читачів budni діє спеціальна новорічна пропозиція WhiteDoc: розумний електронний документообіг зі знижкою -10% на річний пакет. Працюйте всією командою у WhiteDoc, пришвидшуйте процеси та будуйте ефективний бізнес. Акція діє до 31 січня. Умови доступні за посиланням.


Читайте ще: Як ефективно занотовувати на роботі: основні методи та поради