Оцінювання продуктивності є одним із показників ефективності працівників, що вказує на те, наскільки успішно члени команди досягають поставлених цілей, розвиваються і вносять нові інструменти в роботу компанії.


Владислав Коваль, базуючись на своєму досвіді роботи з іноземними компаніями, пропонує покрокову інструкцію для керівників та HR-менеджерів щодо оцінювання особистісних та професійних компетенцій персоналу, щоб з’ясувати, чи мають співробітники бажання розвиватися разом із компанією.




Владислав Коваль, експерт із цифрових трансформацій у сфері управління персоналом. Керівник HR-відділу в ГО “АФК «Є ПІДТРИМКА»” та БФ ІТ-Паросток


За результатами оцінювання:


    

  • Ви помітите, хто із членів вашої команди справді зацікавлений у зростанні та розвитку разом із компанією, а хто є «пасажиром».
    • 

  • Сформуєте кадровий резерв для забезпечення росту та масштабування.
    • 

  • Зберете безліч ідей від співробітників щодо вдосконалення внутрішніх процесів компанії.
    • 

  • Дізнаєтеся, що люди думають про компанію, виокремите сильні та слабкі сторони організації.
    • 

  • Cтворите ініціативні команди для реалізації стратегічних проєктів компанії.
    • 



Таке оцінювання рекомендується проводити кожні пів року. Перш ніж розпочати цей процес, компанії необхідно розробити стратегію розвитку та передати її співробітникам. Без стратегії немає розуміння, які компетенції та співробітники необхідні для бізнесу. У разі наявності стратегії в організації, але знання про неї має лише вище керівництво, співробітники не розуміють, як планувати свій професійний та кар’єрний розвиток, які компетенції їм треба розвивати, щоб відповідати вимогам компанії. Якщо стратегія вже визначена, можна перейти до процесу оцінювання.


Крок 1: Підготовка до оцінювання персоналу


80 % успіху у проведенні оцінювання персоналу — це ретельна підготовка. Важливо підготуватися технічно, а також підготувати як співробітників, так і керівників.


Мета оцінювання персоналу:


    

  • Зрозуміти рівень готовності команди до досягнення стратегічних цілей компанії, здатність ефективно виконувати тактичні цілі та операційні завдання.
    • 

  • Визначити тих співробітників, які мають бажання рости та розвиватися в компанії і тих, хто не має.
    • 

  • Розробити індивідуальні плани розвитку співробітників (ІПР) та кар’єрні траєкторії з фокусом на стратегічні цілі організації.
    • 

  • Важливо завчасно проінформувати співробітників та керівників про намір провести оцінювання та розробити індивідуальні плани розвитку, а також пояснити загальну мету цього заходу.
    • 



Як не треба робити? Розіслати співробітникам форми для оцінювання із супровідним листом типу «Колеги, заповніть, будь ласка, бланк оцінювання. У вас 2 тижні. Такого-то числа ми разом з HR-відділом поспілкуємося з кожним індивідуально і складемо план розвитку ваших компетенцій». І повернутися до них через два тижні. Це не іронія, це реальний приклад із життя.


Як підготуватися до оцінювання персоналу — рекомендації


Технічна підготовка


    

  • Розробити шаблон документа для проведення оцінювання.
    • 

  • Визначити алгоритм і терміни оцінювання, учасників і відповідальних за процес.
    • 

  • Визначити, який буде результат оцінювання та як ці результати будуть використовуватися надалі.
    • 

  • Скласти перелік ключових компетенцій для кожної посади, за якими будуть оцінюватися співробітники. Цей перелік включатиме професійні компетенції, а також загальнокорпоративні.
    • 



Підготовка керівників


Лідер компанії та HR-менеджер проводять зустріч із керівниками підрозділів, на якій пояснюють їм суть оцінювання, цілі й завдання, алгоритм процесу та зв’язок між оцінюванням і стратегією компанії. Вони також роз’яснюють, як краще керівникам передати інформацію про оцінювання своїм співробітникам.


Підготовка співробітників


Керівник підрозділу збирає свою команду та особисто розповідає про запланований захід. Рекомендується уникати електронної пошти і краще донести інформацію особисто, зібравши всіх разом.


Про що важливо розповісти співробітникам:


    

  • Мета заходу і зв’язок оцінювання зі стратегією компанії.
    • 

  • Що і як потрібно підготувати.
    • 

  • Як будуть проводитися тристоронні зустрічі.
    • 

  • Чому це важливо для самих співробітників і як це розкриє для них нові можливості для кар’єрного росту та розвитку в компанії.
    • 

  • Під час спілкування зі співробітниками рекомендую уникати слова «оцінювання», це створює невпевненість і затамованість у них. Краще використовувати вислів «розвивальні зустрічі зі складання ІПР». Ви також можете придумати свою назву.
    • 



Крок 2: Самооцінка або саморефлексія співробітника


Це завдання, що виконується самостійно співробітником, і полягає в оцінюванні його прогресу або регресу в роботі в компанії за останні 6 місяців. Зазвичай на цю самостійну роботу та заповнення шаблону я надаю співробітникам 2 тижні.


Рекомендую розміщувати шаблони на електронних носіях, таких як Google Диск або на платформі, яку використовують для корпоративного навчання та опитувань. Важливо забезпечити конфіденційність даних, тому доступ до відповідей співробітників повинні мати лише їх безпосередні керівники та HR-відділ. До того, як співробітники розпочнуть заповнювати шаблони, варто заздалегідь повідомити їх, як буде забезпечена конфіденційність даних і хто матиме доступ до результатів.


Помилкою є, якщо інші співробітники матимуть змогу бачити результати саморефлексії. Це може призвести до спотвореної інформації та зниження цінності такого завдання. Крім того, це може підривати довіру до керівництва.


Під час того, як співробітники проводять самооцінку та заповнюють шаблони, керівникам також необхідно оцінити особисті та професійні компетенції кожного співробітника у своєму підрозділі. Потім можна провести тристоронню зустріч, на якій керівники представлять підготовлений зворотний зв’язок для кожного співробітника.


Крок 3: Тристороння зустріч


Учасники цієї зустрічі: співробітник, його безпосередній керівник, HR-менеджер та іноді керівник. Закладайте на таку зустріч від 30 до 60 хвилин на кожного лінійного співробітника. Якщо оцінювання проводить керівник підрозділу, то не менше 60 хвилин.


Якщо в компанії немає HR-відділу, рекомендуємо запросити на проєкт оцінювання персоналу та складання ІПР зовнішнього досвідченого HR-менеджера або коуча, який допоможе скласти бесіду, яка розкриє співробітника на тристоронній зустрічі.


Перед зустріччю рекомендую HR-менеджерам додатково зібратися з кожним керівником, щоб завчасно вивчити заповнені співробітниками шаблони самооцінки, виділити акценти та зафіксувати питання, які важливо буде обговорити на тристоронній зустрічі зі співробітником, порівняти самооцінку співробітника з оцінюванням його безпосереднього керівника.


На цьому етапі проходить тристоронній зворотний зв’язок за результатами роботи співробітника за минулі 6 місяців. Створіть легку атмосферу, що сприяє спілкуванню, розташуйтеся в переговорній кімнаті, де є вода, кава або чай й не ходять сторонні. Не робіть серйозні обличчя «приймальної комісії». Не сідайте всім складом оцінювальної комісії навпроти співробітника, а розподіліться рівномірно за круглим столом. Налаштуйтеся на співпрацю і діалог. Роздрукуйте заповнену співробітником форму саморефлексії або виведіть на екран телевізора чи проєктора.


Почніть зустріч із повторення цілей цього заходу і висловіть подяку співробітникові за його залученість та внесок у підготовку до цієї зустрічі.


Попросіть співробітника розповісти:


    

  • Про свої результати та досягнення, прогрес та те, що не вдалося.
    • 

  • Про сильні та слабкі сторони, професійні компетенції.
    • 

  • Про своє прагнення і бажання розвиватися далі, куди й ким.
    • 

  • Які шляхи свого розвитку, навчання, горизонтального та/або вертикального зростання в компанії він пропонує та як обґрунтовує все це.
    • 

  • Як йому працюється в компанії/колективі, що важливо, чого не вистачає, що хотілося б інакше. Будьте готові почути будь-який відгук і приймати його, навіть якщо він не дуже приємний.
    • 



Далі керівник дає відгук співробітнику:


    

  • Про його сильні сторони та компетенції, що він рекомендує покращити, розвинути, посилити.
    • 

  • Про результати співробітника за останні пів року.
    • 

  • Про бачення подальшої траєкторії розвитку співробітника в компанії та дякує за роботу.
    • 



HR-менеджер і, якщо присутній, керівник:


    

  • Дають відгук співробітнику.
    • 

  • Приймають відгук від співробітника.
    • 

  • Важливо, щоб упродовж усієї зустрічі зберігалася доброзичлива атмосфера, і зустріч була максимально продуктивною. Для цього HR-менеджер або коуч ставить співробітнику та його керівнику питання, які допоможуть: співробітнику краще розкрити свій потенціал, зрозуміти, як він сам бачить свій розвиток у компанії далі, як буде працювати наступні пів року-рік над своїм зростанням. Керівнику дати відгук співробітнику (а не критичний) та своє бачення траєкторії розвитку співробітника в компанії.
    • 



На завершення зустрічі важливо погодити план розвитку співробітника на найближчі пів року-рік:


    

  • На якій посаді та за якою траєкторією він буде розвиватися.
    • 

  • Які компетенції йому для цього потрібно розвинути, посилити або придбати.
    • 

  • З якими своїми особистими якостями потрібно попрацювати, щоб стати максимально ефективним на цій посаді.
    • 

  • Які курси, тренінги пройти, чиє наставництво та в якій галузі необхідно.
    • 



Крок 4: Підготовка плану розвитку, погодження бюджету


Упродовж двох тижнів після проведення тристоронньої зустрічі необхідно остаточно погодити ІПР кожного співробітника компанії:


    

  • Його траєкторію розвитку в компанії на 6–12 місяців.
    • 

  • Які компетенції необхідно розвинути або посилити для цього.
    • 

  • Як планується ці компетенції посилювати.
    • 



Деяким співробітникам може бути достатньо внутрішнього наставництва від досвідченого колеги або участь у серії коуч-сесій для розвитку конкретних компетенцій. Але для інших можуть бути потрібні різноманітні внутрішні та зовнішні форми навчання, як очні, так і онлайн. Бажано, щоб співробітники самостійно проявляли ініціативу й активно шукали для себе відповідні тренінги, семінари або навчальні програми. Також можна скористатися корпоративною базою знань, якщо така є в компанії. Після цього ми складаємо та затверджуємо бюджет для навчання.


Крок 5: Реалізація ІПР


За реалізацію індивідуальних планів розвитку відповідають:


    

  • Передусім сам співробітник — він перша зацікавлена особа. Якщо це не так, то варто задуматися, чи прищеплена в компанії культура розвитку.
    • 

  • Безпосередній керівник — як наставник і той, хто координує траєкторію розвитку своїх співробітників.
    • 

  • HR-менеджер — як власник процесу, методології та інструментів розвитку персоналу.
    • 



Після погодження індивідуальних планів та траєкторій розвитку кожного співробітника, у вас є дорожня мапа на найближчі 6 місяців: чому, де і як кожен співробітник буде навчатися, як буде виглядати в часі та інструментах його рух із точки А (сьогодні) у точку Б (через 6-12 місяців), його ріст.


Для реалізації цих планів потрібно:


    

  • Чітко визначити ролі та відповідальність кожної сторони, яка контролює реалізацію ІПР. Поширеною помилкою є те, що після складання ІПР та погодження планів навчання всі занурюються в операційну діяльність і згадують про ІПР лише напередодні наступного оцінювання через кілька місяців. Тому рекомендується одразу запланувати приблизні дати наступного оцінювання, що сприятиме дисципліні у всіх учасників процесу.
    • 

  • Домовитися про проміжні перевірки результатів співробітників упродовж цих 6 місяців, щоб фіксувати динаміку та ефективність реалізації складеного плану. Переконатися, що ви досягаєте цілей оцінювання, і вчасно вносити необхідні корективи. Рекомендується проводити такі перевірки принаймні один раз на місяць, особливо на початковому етапі впровадження нової процедури. HR-менеджер повинен тримати руку на пульсі та мати постійну інформацію про розвиток співробітників.
    • 

  • Також важливо звірити складені ІПР зі стратегією компанії, оскільки стратегія є живим інструментом, що може коригуватися протягом року. У такий спосіб можуть з’явитися потреби в нових компетенціях, які раніше не були актуальними, або акценти можуть змінитися.
    • 



Висновки


Ми детально розглянули п’ять кроків складання ІПР для співробітників. Кожен етап вимагає ретельної підготовки та обмірковування. Якість проведеного оцінювання має прямий вплив на результати, які ви отримаєте у вигляді розвитку та залученості співробітників.


Під час підготовки до наступного оцінювання через пів року, рекомендується внести корективи в процедуру на основі отриманого досвіду, починаючи з вдосконалення шаблонів оцінювання до самої процедури та реалізації планів ІПР. Важливо провести ретроспективний аналіз результатів, які ви досягли за цей період, визначити досягнені цілі та ті, які залишилися недосконалими. Виокремити ефективні підходи та обговорити зміни, які потрібно внести в майбутньому. А найголовніше — визначити, наскільки ця система сприяє досягненню стратегічних цілей компанії, оскільки саме для цього вона й була створена.


Читайте ще: Як подбати про команду з мінімальним бюджетом: 5 переваг рішення Drive Sure