Віддалена комунікація стала невіддільною частиною багатьох командних проєктів та компаній ще з часів пандемії COVID-19. З початком повномасштабного вторгнення росії дистанційна робота для багатьох компаній стала єдиною можливою для збереження діяльності. Завдяки сучасним технологіям та підходу до систематизації організації робочих процесів співробітники мають можливість виконувати свої завдання та знаходитись у постійній робочій комунікації з будь-якої точки світу.


Однак, збереження ефективності віддаленої комунікації може стати складним завданням, оскільки воно вимагає інших підходів та навичок, ніж традиційна комунікація в офісі. Бізнес-тренерка АНЦ розповідає про деякі висновки та поради з практичного досвіду компанії.




Інна Собержанська


Перш за все – плюсів у віддаленій комунікації набагато більше, ніж мінусів. Це вже доведено роками успішного використання такого формату комунікації для різних за специфікою, об’ємом та складнощами завдань. Як приклад компанії, для якої віддалена комунікація безперечно має плюси – аптеки АНЦ. В компанії понад 7 000 співробітників. Це +1 100 аптек у 138 містах та кілька офісів. 


Саме віддалений підхід та сучасні технології дозволяють запрошувати учасників з різних куточків країни на зустрічі, навчання разом або об’єднувати їх у наші корпоративні групи в інстаграм/фейсбук і Viber-боті.


Інтернет надає можливість якісно змінювати офлайн онлайном. Людині потрібно просто перейти за посилання і він вже серед колег.


Це дуже економить час на те, щоб доїхати до відповідного міста, офісу та провести робочу зустріч. Окрім того, що вони знаходяться в єдиному інформаційному полі, у них є змога почерпнути знання один одного, поділитися досвідом, поспілкуватись, надихнутися та відчути себе великою командою цілого холдингу АНЦ.


Звісно, віддалена механіка має свої недоліки, але вони трапляються скоріше за форс-мажорних обставин або недостатнього рівня уваги до комунікації. Наразі для України основним форс-мажорним недоліком комунікації стали відключення електроенергії, як наслідок і інтернету. Звісно, в цих умовах дуже складно одночасно донести важливу інформацію. Будь то корпоративні канали, месенджери чи додатки на власних смартфонах. Адже ми всі застали моменти, коли часом не працює все. 


Набагато складніші наслідки спричиняє ігнорування «болей» співробітників під час комунікацій. Коли ми не надаємо відповіді на підставі «ну це і так зрозуміло». Це неправильно. Якщо до нас звернулися — ми допомагаємо будь-яким чином, як мінімум надаємо зрозумілу відповідь. Також швидко народжує настрій байдужості та негативу відсутність висвітлення подій в компанії. Де ми зараз? Яка місія? Що ми робимо?


Особливо важливо забезпечити зрозумілість у часи невизначеності та війни. Співробітники мають розуміти як функціонує компанія, що вона робить задля перемоги, яка стабільність у них буде на найближчий час, яку позитивну участь беруть співробітники у житті компанії.


Зазвичай проблематика ефективності ховається в самій комунікації, а не в географії або технічних складових. Компанія, котра вже комунікує віддалено налагодила всі організаційні та технічні питання, як, наприклад в АНЦ. У всіх є корпоративні програми, додатки та месенджери. Всім надходить однакова інформація, ми всі об’єднані єдиною місією, працюємо за єдиними стандартами та знаходимося в одному інформаційному полі. Немає різниці в якому місті та навіть країні той чи інший співробітник. Звертати увагу треба на якість, детальність самої комунікації та увагу до кожного в ній. Задайте собі питання, чому ви можете не комунікувати. Варіанти зазвичай такі: 1) тому, що нічого не зміниться, якщо я щось скажу; 2) тому, що я соромлюсь; 3) тому, що я боюсь. Так само й у співробітників. Вони спілкуються, коли отримують відповідь/дію/результат. Якщо цього немає – немає ефективності, це слова на вітер, який в них сенс? У своїх комунікаціях зі співробітниками ми створюємо максимально легку та позитивну атмосферу. Співробітник АНЦ знає, якщо він поставить питання, то отримає відповідь, він ніколи не залишиться проігнорованим.


Насправді для створення ефективного каналу комунікації не завжди потрібно щось вигадувати та розробляти. Для загальних інформаційних завдань можуть підійти наявні соціальні мережі.


Щоб бути ближче зі співробітниками холдингу, був створений закритий Instagram канал, в який запрошуються виключно співробітники АНЦ.


Окрім того, що ведення цієї сторінки розвиває Soft Skills, це допомагає висвітлювати новини та бути відкритими для спілкування. Щомісячно діє рубрика «питання-відповідь» де співробітники можуть дізнатися тут і зараз відповідь на питання, що їх хвилює. Отримані відповіді ми закріплюємо в актуальному, тож до них завжди є доступ. Також директ завжди відкритий та активний. Вважаємо, що цей інструмент ефективний, тому що запити на відповіді постійно зростають, тому, що співробітники бачать, що нікого не ігнорують та всім намагаються допомогти.


Завдяки такому підходу ми оперативно бачимо та можемо оцінити ефективність комунікації. Двосторонній зворотний фідбек — надважлива складова. Ми маємо розуміти, чим та як можемо допомогти нашим співробітникам. А також запитуємо у них, цікавимося думкою що ще ми можемо зробити для поліпшення їх навичок, знань, процесів роботи. Ефективність показників ми отримуємо, як наслідок комунікації. Якщо співробітники розуміють що і для чого їм потрібно робити, це означає що ми пояснили, навчили, відповіли на питання добре. Важливо не лише слухати, що нам кажуть співробітники, а й чути. Тому що саме тоді, ми можемо впливати на їх прохання та зробити роботу більш приємною, злагодженою та такою, щоб у задоволення. Думка кожного для нас є важливою. 


Читайте ще: Як компанії можуть узгодити навчання команди з бізнес-цілями: 4 основні способи